2　この条例において「公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)(以下これらを「文書等」という。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

3　この条例において「歴史公文書等」とは、公文書その他の文書等のうち、歴史資料として重要なものとして、規則で定める基準に適合するものをいう。

4　この条例において「特定歴史公文書等」とは、歴史公文書等のうち、次の各号のいずれかに該当するものをいう。

5　この条例において「公文書等」とは、次に掲げるものをいう。

2　実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「簿冊」という。)にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、規則で定めるところにより、当該簿冊について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、公文書又は簿冊(以下「簿冊等」という。)の保存期間が満了した場合において、職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて簿冊等の保存期間を延長することができる。

5　実施機関は、簿冊(1年未満の保存期間が設定されたものを除く。次条を除き、以下同じ。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当する公文書がまとめられたものにあっては引き続き保存(市長以外の実施機関については市長への移管)の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

2　実施機関(市長を除く。この条及び次条において同じ。)は、保存期間が満了した簿冊について、第5条第5項の規定による定めに基づき、市長に移管し、又は廃棄しなければならない。

3　実施機関は、前項の規定により保存期間が満了した簿冊を廃棄しようとするときは、あらかじめ市長に報告しなければならない。この場合において、市長は、当該簿冊にまとめられた公文書が歴史公文書等に該当すると認めるときは、当該簿冊を保有する実施機関に対し、当該簿冊を市長に移管するよう求めることができる。

4　実施機関は、前項後段の規定による求めがあったときは、当該簿冊について当該求めを参酌して第5条第5項の規定による定めを変更し、当該簿冊を市長に移管することができる。

5　実施機関は、第2項又は前項の規定により市長に移管する簿冊について、第13条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして市長において利用の制限を行うことが適切であると認める場合は、その旨の意見を付さなければならない。

2　前項の規程等には、公文書に関する次に掲げる事項を規定しなければならない。

3　実施機関は、第1項の規程等を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　市が設置する公の施設(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条第1項に規定する公の施設をいう。以下同じ。)を管理する指定管理者(同法第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。以下同じ。)は、この条例の趣旨にのっとり、当該公の施設の管理に係る文書等の適正な管理に関し必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

3　実施機関は、出資法人及び指定管理者に対し、前2項の措置を講ずるよう指導するものとする。

2　市長は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　市長は、特定歴史公文書等に個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。以下同じ。)が記録されている場合は、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　市長は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書等の分類、名称その他の特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

2　市長は、利用請求に係る特定歴史公文書等が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が作成又は取得をされてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に第8条第5項の規定による意見が付されている場合は、当該意見を参酌しなければならない。

3　市長は、第1項第1号又は第2号に掲げる場合であっても、同項第1号アからエまでに掲げる情報又は同項第2号の条件に係る情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求者に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

2　市長は、請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

2　市長は、利用請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させないときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、市長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、速やかに当該延長の理由及び決定を行える時期を書面により通知しなければならない。

2　前条及び前項に規定する利用決定等の期限に係る期間については、第15条第2項の規定により請求書の補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は、算入しない。

2　市長は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第6条第1号イ又は同条第2号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　市長は、第1項又は前項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書等を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、市長は、その決定後直ちに、当該意見書(第23条第1項第2号及び第24条第3号において「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　特定歴史公文書等の利用を閲覧又は視聴の方法により行う者は、当該特定歴史公文書等を丁寧に取り扱うこととし、これを改ざんし、汚損し、又は破損してはならない。

3　市長は、特定歴史公文書等の利用を閲覧又は視聴の方法により行う者が、前項の規定に違反し、又は違反するおそれがあると認めるときは、当該特定歴史公文書等の閲覧又は視聴を停止させ、又は中止させることができる。

2　前項の規定による諮問は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しを添えてしなければならない。

2　市長は、前項の規定により文書等を廃棄するときは、あらかじめ、さぬき市公文書等管理委員会に諮問しなければならない。

2　委員会は、この条例の規定によりその権限に属させられた事項を処理するほか、公文書等の管理に関する重要事項について、市長の諮問に応じて審議するとともに、実施機関に意見を申し出ることができる。

3　委員会は、委員7人以内をもって組織し、委員は、公文書等の管理に関して学識を有する者その他市長が適当と認める者のうちから市長が委嘱する。

4　前3項に定めるもののほか、委員会の組織及び運営に関し必要な事項は、規則で定める。

2　市長は、実施機関の職員に対し、歴史公文書等の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(施行期日)

1　この条例は、令和5年4月1日から施行する。ただし、第4章及び附則第8項の規定は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この条例の施行の際現に市長が歴史資料として重要なものとして特別の管理をしている文書等で第2条第3項の規則で定める基準に適合するものは、特定歴史公文書等とみなす。

3　実施機関は、この条例の施行の日(以下「施行日」という。)以後速やかに、この条例の施行の際現に実施機関が保有している公文書について、第5条に定める整理を行わなければならない。ただし、この条例の施行前に実施機関が定めた基準により保存期間を定めた公文書で、施行日において既に当該保存期間の満了しているものについては、この限りでない。

4　第7条の規定は、施行日以後に作成し、又は取得する公文書に係る簿冊について適用する。

5　附則第3項ただし書に掲げる公文書で施行日において実施機関が保有しているものは、第8条の規定の例により、市長が引き続き保存し、若しくは市長に移管し、又は廃棄するものとする。

6　附則第2項から前項までに定めるもののほか、この条例の施行に際し必要な経過措置は、規則で定める。

(さぬき市情報公開条例の一部改正)

7　さぬき市情報公開条例(平成14年さぬき市条例第11号)の一部を次のように改正する。

(さぬき市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例の一部改正)

8　さぬき市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例(平成14年さぬき市条例第40号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この条例は、令和5年4月1日から施行する。