○さぬき市公文書等の管理に関する条例施行規則
令和5年3月31日
規則第21号
(趣旨)
第1条 この規則は、さぬき市公文書等の管理に関する条例(令和4年さぬき市条例第18号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。
(1) 市(合併前の町村を含む。以下同じ。)の機関の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録されていること。
(2) 市民の権利及び義務に関する重要な情報が記録されていること。
(3) 市民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録されていること。
(4) 市の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録されていること。
(5) 昭和28年3月31日以前に作成された公文書その他の文書等であること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、歴史資料として重要な情報が記録されていること。
2 前項に定める基準に基づく歴史公文書等の具体的な選別基準は、市長が別に定める。
(公文書の作成を要しない軽微な事案)
第4条 条例第4条の規定より公文書の作成を要しないものとされる軽微な事案は、所掌事務に関する単なる事実の照会又は応答、実施機関内における日常的業務の連絡その他の事後に検証が必要とされず、かつ、歴史的価値を有さない事案で文書を作成しなくとも職務上支障が生じないものとする。
(公文書の分類、名称及び保存期間)
第5条 公文書及び簿冊については、実施機関の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
3 実施機関は、別表第1の右欄に掲げる公文書以外の公文書が歴史公文書等に該当する場合は、1年以上の保存期間を設定しなければならない。
4 条例第5条第1項の保存期間の起算日は、公文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日以降の日を起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると実施機関が認める場合にあっては、その日とする。
5 条例第5条第3項の保存期間は、簿冊にまとめられた公文書の保存期間とする。
6 条例第5条第3項の保存期間の起算日は、公文書を簿冊にまとめた日のうち最も早い日(以下「簿冊作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、簿冊作成日から1年以内の日であって、4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日以降の日を起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると実施機関が認める場合にあっては、その日とする。
8 保存期間不確定簿冊等の保存期間の起算日は、当該保存期間不確定簿冊等に係る実施機関の事務又は事業の性質、内容等を参酌して定めるものとする。
(簿冊管理簿の記載事項)
第6条 条例第7条の規定により簿冊管理簿に記載しなければならない事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 分類
(2) 名称
(3) 保存期間
(4) 保存期間の満了する日
(5) 保存期間が満了したときの措置
(6) 保存場所
(7) 簿冊作成日(単独で管理している公文書にあっては、文書作成取得日。次号において同じ。)の属する年度その他これに準ずる期間
(8) 簿冊作成日における文書管理者(簿冊等を現に管理すべき者として実施機関が定める者をいう。)及びその所属
(9) 保存期間の起算日
(10) 媒体の種別
(11) 前各号に掲げるもののほか、公文書の適切な管理に資すると実施機関が認める事項
(特定歴史公文書等の目録の作成及び公表)
第7条 条例第12条第4項の必要な事項は、次に掲げる事項(条例第13条第1項第1号アからエまでに掲げる情報に該当するものを除く。)とする。
(1) 分類
(2) 名称
(3) 当該歴史公文書等を移管した実施機関又は寄贈若しくは寄託を受けた法人等若しくは個人
(4) 移管又は寄贈若しくは寄託を受けた時期
(5) 利用制限の区分
(6) 資料番号
(7) 前各号に掲げるもののほか、特定歴史公文書等適切な保存及び利用に資すると市長が認める事項
2 市長は、条例第12条第4項の目録について、場所を定めて一般の閲覧に供するほか、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表するものとする。
(1) 当該死者の配偶者(婚姻の届出をしないが事実上婚姻関係と同様の事情にあった者及びパートナーシップ(一方又は双方が性的指向が必ずしも異性愛のみでない者又は性自認が出生時に割り当てられた性別と異なる者であり、かつ、お互いを人生のパートナーとして、協力し支え合うことを約した2人の者の関係をいう。)を形成していた者として市長が認めるものを含む。)
(2) 当該死者の2親等内の血族
(3) 当該死者の相続人(前2号に該当する者を除く。)
(1) 本人が利用請求をする場合 個人番号カード、運転免許証、健康保険の被保険者証、旅券その他の本人であることを確認するために市長が適当と認める書類
(2) 法定代理人が利用請求をする場合 当該法定代理人に係る前項に定める書類及び戸籍謄本その他のその資格を証明する書類
(3) 任意代理人が利用請求をする場合 当該任意代理人に係る第1号に定める書類及び本人の委任状(市長が定める事項を記載等したものに限る。)
(4) 遺族等が利用請求する場合 当該遺族等に係る第1項に定める書類及び戸籍謄本その他の遺族等であることを証明する書類
(5) 前各号に定める書類をやむを得ない事由により提示し、又は提出することができない場合 当該利用請求をする者が本人等であることを確認するために市長が適当と認める書類
(請求書の記載事項等)
第9条 条例第15条第1項第3号の規則で定める事項は、希望する利用の方法その他実施機関が必要と認める事項とする。
(利用決定等の通知)
第10条 条例第16条の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 利用させることができる日時
(2) 利用の方法
(第三者に通知する事項)
第12条 条例第19条第1項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 利用請求の受付年月日
(2) 利用請求に係る特定歴史公文書等に記録されている当該第三者に関する情報の内容
(3) 同項の規定により意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
3 条例第19条第2項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 利用請求の受付年月日
(2) 利用請求に係る特定歴史公文書等を利用させようとする理由
(3) 利用請求に係る特定歴史公文書等に記録されている当該第三者に関する情報の内容
(4) 同項の規定により意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
(1) 音声データ 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの聴取
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体(電磁的記録を記録する記録媒体をいう。以下この条及び別表において同じ。)に複製したものの交付
(2) 映像データ(写真等を表示する画像データを含む。) 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの視聴(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものの閲覧を含む。)
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したもの(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものを含む。)の交付
(3) 前2号に掲げるもの以外の電磁的記録 次のいずれかの方法
ア 用紙に出力したものの閲覧又は交付
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したものの交付
ウ その他当該電磁的記録に応じて適切な方法
3 市長は、特定歴史公文書等のうち電磁的記録の記録媒体については、その種別を勘案し、当該特定歴史公文書等を継続して利用できるよう記録媒体の変換その他の必要な措置を講ずるものとする。
2 前項の費用は、写しの交付を受けるときまでに納付しなければならない。
(2) 利用請求に係る不作為について審査請求するとき 審査請求書(様式第10号)
(3) 委員会に諮問するとき 諮問書(様式第11号)
(4) 委員会に諮問した旨を通知するとき 諮問通知書(様式第12号)
(5) 審査請求について裁決したとき 裁決通知書(様式第13号)
(特定歴史公文書等の廃棄)
第16条 条例第28条第1項の規則で定める場合は、劣化により特定歴史公文書等の判読、視聴等が不可能となり、かつ、修復が不可能であるため当該特定歴史公文書等の利用ができなくなったことその他の事情により歴史資料として重要でなくなった場合とする。
(出資法人)
第17条 条例第11条第1項の市長の定める法人は、市が資本金、基本金その他これらに準ずるものの2分の1以上を出資している法人とする。
(その他)
第18条 この規則に定めるもののほか、条例の施行に関し必要な事項は、実施機関が別に定める。
附則
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第5条関係)
保存期間 | 公文書の区分 |
20年 | 1 条例、規則その他の重要な規程の制定又は改廃に関するもの 2 訓令、通達、告示、内規等に関するもので特に重要なもの 3 職員の任免、分限、賞罰及び履歴に関するもの 4 行政組織、職員定数及び事務分掌等の決定に関するもの 5 会計年度任用職員の任用に関するもの 6 市政の沿革及び市民生活に関するもので重要なもの 7 予算又は決算に関するもので重要なもの 8 起債に関するもので重要なもの 9 市税等の賦課及び徴収に関するもので特に重要なもの 10 特に重要な財産の取得、管理又は処分に関するもの 11 契約に関するもので特に重要なもの 12 工事の設計書等で重要なもの 13 市議会に関するもので特に重要なもの 14 栄典又は表彰に関するもので重要なもの 15 統計、調査研究等に関するもので重要なもの 16 訴訟、不服申立て、審査請求又は紛争等の解決に関するもので重要なもの 17 許可、認可、命令等の行政処分に関するもので重要なもの 18 市長及び副市長の事務引継書 19 附属機関等の会議に関するもので特に重要なもの 20 台帳、帳簿、名簿等で重要なもの 21 前各項に掲げるもののほか、20年保存の必要があると認められるもの |
10年 | 1 条例、規則その他の規程の解釈及び運用の基準の制定又は改廃に関するもの 2 訓令、通達、告示、内規等に関するもので重要なもの 3 重要な要綱、要領等の制定又は改廃に関するもの 4 職員の服務又は給与に関するもので重要なもの 5 市政の沿革及び市民生活に関するもの 6 予算又は決算に関するもの 7 収入又は支出及びその他現金出納に関するもので重要なもの 8 市税等の賦課及び徴収に関するもので重要なもの 9 重要な財産の取得、管理又は処分に関するもの 10 契約に関するもので重要なもの 11 工事の設計書等 12 市議会に関するもの 13 栄典又は表彰に関するもの 14 統計、調査研究等に関するもの 15 請願、陳情、要望等に関するもので重要なもの 16 訴訟、不服申立て、審査請求又は紛争等の解決に関するもの 17 許可、認可、命令等の行政処分に関するもの 18 附属機関等の会議に関するもので重要なもの 19 台帳、帳簿、名簿等 20 前各項に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められるもの |
5年 | 1 訓令、通達、告示、内規等に関するもの 2 要綱、要領等の制定又は改廃に関するもの 3 職員及び会計年度任用職員の服務、給与又は福利厚生に関するもの 4 予算又は決算に関するもので軽易なもの 5 起債に関するもの 6 収入又は支出及びその他現金出納に関するもの 7 市税等の賦課及び徴収に関するもの 8 財産の取得、管理又は処分に関するもの 9 契約に関するもの 10 工事の設計書等で軽易なもの 11 市議会に関するもので軽易なもの 12 統計、調査研究等に関するもので軽易なもの 13 請願、陳情、要望等に関するもの 14 附属機関等の会議に関するもの 15 台帳、帳簿、名簿等で軽易なもの 16 前各項に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められるもの |
3年 | 1 通知、照会等に関する文書 2 報告、届出等に関するもの 3 職員及び会計年度任用職員の服務、給与又は福利厚生に関するもので軽易なもの 4 市税等の賦課及び徴収に関するもので軽易なもの 5 契約に関するもので軽易なもの 6 前各項に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認められるもの |
1年 | 1 通知、照会等に関する文書で、1年を超えて利用することが見込まれないもの 2 証明等で定例的かつ軽易なもの 3 前各項に掲げるもののほか、1年保存の必要があると認められるもの |
1年未満 | 1 国その他の団体から送付されるチラシ、ポスターその他これに類するもの 2 事務を担当する所属等において正本又は原本が保管されている文書の写し 3 資料を作成するため又は説明を行うための基にした資料で、1年を超えて利用することが見込まれないもの 4 前各項に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要がないと認められるもの |
別表第2(第14条関係)
区分 | 大きさ等 | 単位 | 金額 |
複写機による写し(モノクロ)の作成 | A3判以内 | 片面1枚 | 10円 |
A3判超 | 片面1枚 | 10円にA3判の用紙を用いた場合の枚数を乗じて得た額 | |
複写機による写し(カラー)の作成 | A3判以内 | 片面1枚 | 50円 |
A3判超 | 片面1枚 | 50円にA3判の用紙を用いた場合の枚数を乗じて得た額 | |
光ディスクへの電磁的記録の複製 | 直径120ミリメートルのもの | 1枚 | 200円 |
その他の電磁的記録媒体への電磁的記録の複製 | ― | ― | 当該電磁的記録の複製に要する実費 |
電磁的記録の用紙への出力 | 複写機による写しの作成の例による。 | ||
