○さぬき市公文書管理規程
令和6年3月29日
訓令第4号
さぬき市文書管理規程(平成14年さぬき市訓令第4号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書等の受領、配布、収受等(第7条―第10条)
第3章 公文書の処理(第11条・第12条)
第4章 公文書の作成等
第1節 作成(第13条―第18条)
第2節 浄書(第19条・第20条)
第3節 施行(第21条―第25条)
第5章 公文書の整理及び保存(第26条―第33条)
第6章 簿冊管理簿(第34条)
第7章 公文書の移管又は廃棄(第35条)
第8章 雑則(第36条―第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、さぬき市公文書等の管理に関する条例(令和4年さぬき市条例第18号。以下「公文書管理条例」という。)第10条第1項の規定に基づき、公文書その他の文書等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、公文書管理条例及びさぬき市公文書等の管理に関する条例施行規則(令和5年さぬき市規則第21号。以下「公文書管理規則」という。)で使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 公文書の保存 公文書を課等の事務室内のファイリング・キャビネット等又は文書庫等に収納しておくことをいう。
(2) 決裁 さぬき市事務決裁規程(平成14年さぬき市訓令第3号。以下「決裁規程」という。)第3条第2号に規定する決裁をいう。
(3) 決定 決裁規程第3条第3号に規定する決定をいう。
(4) 合議 決裁規程第3条第7号に規定する合議をいう。
(5) 供覧 所属上司又は関係する部、課等の閲覧に供することをいう。
(6) 部 さぬき市行政組織条例(平成14年さぬき市条例第7号)第1条第1項に規定する部をいう。
(7) 課等 さぬき市行政組織規則(平成14年さぬき市規則第3号)第2条に規定する課及び室、さぬき市行政組織条例第1条第2項に規定するプロジェクト推進室、さぬき市会計管理者の補助組織の設置及び市長の権限に属する事務の補助執行に関する規則(平成14年さぬき市規則第4号)に定める会計課並びにさぬき市支所及び出張所設置条例(平成14年さぬき市条例第8号)に規定する支所をいう。
(8) 公文書館 さぬき市公文書館条例(令和4年さぬき市条例第34号。以下「公文書館条例」という。)に定めるさぬき市公文書館をいう。
(文書管理の原則)
第3条 職員は、文書等の管理に関する事務を適正かつ迅速に行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。
(総務課長の職務)
第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書等の受領、配布、収受、処理、作成、保存、廃棄、移管等の一連の事務(以下「文書等管理事務」という。)を総括する。
2 総務課長は、文書等管理事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて、課等の長(以下単に「課長」という。)に対し必要な措置を求めることができる。
(課長の職務)
第5条 課長は、課等における文書等管理事務の責任者として、常に課員に文書等の作成及び取扱いを習熟させ、文書等管理事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、随時文書等の処理状況を調査して事務処理の促進に努めなければならない。
2 公文書管理規則第6条第8号に規定する文書管理者は、課長とする。
(文書主任等)
第6条 文書等管理事務を適正に処理させるため、課等に文書主任を置く。
2 文書主任は、所属する課等(当該課等に属する出先機関を含む。以下この条において同じ。)における次に掲げる事務を処理し、又はこれを指揮し、これらが適正に実施されるよう努めなければならない。
(1) 文書等の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 公文書の審査に関すること。
(3) 公文書の起案から施行までに係る事務の円滑な実施に関すること。
(4) 公文書の整理及び保存に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書等の取扱いに関すること。
3 課長は、文書等管理事務を適正かつ効率的に処理させるため、当該課等に文書主任の事務を補佐する文書管理担当を置くことができる。
4 文書主任は課長補佐の職にある者(ただし、該当者がいない場合は、副主幹又は係長級の職にある者)から、文書管理担当は課等の職員から課長が指名する。
第2章 文書等の受領、配布、収受等
(受領及び配布)
第7条 市に到達した文書等(通信回線を利用して受信した電磁的記録を除く。以下この章において同じ。)は、当該文書等を所管する課等又は出先機関(以下「主管課等」という。)において直接受領したものを除き、総務部総務課又は健康福祉部福祉総務課(以下これらを「発送・受領担当課」という。)において受領する。
2 発送・受領担当課は、受領した文書等を次により速やかに処理するものとする。
(1) 未開封の状態で配布先が明確である文書等は、開封せずに主管課等へ配布すること。
(2) 未開封の状態で配布先が不明な文書等については、発送・受領担当課において開封し、主管課等へ配布すること。
3 発送・受領担当課の課長は、料金未払又は料金不足の郵便物が到着したときは、必要と認められるものに限り、未払金額又は不足金額を支払って受領するものとする。
4 発送・受領担当課は、複数の課等に関係がある文書等については、その最も関係の深いと認められる課等に配布するものとする。ただし、配布すべき課等を定め難いもの又は異例に属するものは、総務部長が決定する。
2 前項本文の規定にかかわらず、収受の日時が権利の得喪に関係がある文書等については、文書受付印の下に収受の時刻を記載するものとする。
(執務時間外における到達文書)
第9条 執務時間外に到達した文書等は、市長が別に定めるところにより、宿日直者が受領し、発送・受領担当課に引き継がなければならない。
(集配等)
第10条 文書等の集配事務は、さぬき市文書等逓送実施要綱(平成17年さぬき市訓令第6号)の規定により行うものとする。
第3章 公文書の処理
(迅速処理の原則)
第11条 主管課等の長(以下単に「主管課長」という。)は、第8条第1項本文に定めるところにより収受した文書等について、自ら処理するものを除き、事務担当者に処理方針、処理期限等を示して処理させなければならない。
2 事務担当者は、前項の規定により示された処理期限内に公文書を処理しなければならない。ただし、やむを得ない理由により処理期限内に処理することが困難なときは、主管課長の承認を得て期限を延長することができる。
(供覧)
第12条 主管課長は、収受した文書等のうち、次の各号のいずれかに該当する公文書については、速やかに上司に供覧して指示を受けなければならない。
(1) 重要な公文書で、処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの
(2) 国又は他の地方公共団体の機関からの公文書で、重要と認められるもの
(3) 事務の性質上その処理が長期の日時を要すると認められるもの
2 公文書の供覧は、文書の余白に供覧の表示をし、供覧押印欄を設けて行わなければならない。
第4章 公文書の作成等
第1節 作成
(起案)
第13条 起案は、事案の件名、起案理由、起案日、文書分類番号、保存期間、保存期間満了時の措置、その他必要事項を記載した起案用紙(様式第4号)を用い、押印決裁の方法によるものとする。ただし、次に掲げる処理を行うものについては、この限りでない。
(2) 余白処理(軽易な事案について、余白に要旨又は処理案を記載して行う処理をいう。)
2 起案に当たっては、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添付しなければならない。
2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正等の措置を命ずることができる。
3 同一事件で回議を重ねるものは、これまでの処理の経過を明らかにするものとする。
2 前項に規定する場合を除き、決定を行う上司が不在の場合において、急を要する起案文書については、当該起案文書の決裁者欄に「後閲」の表示をし、当該文書を回議することができるものとする。
3 前項の規定により起案文書を回議した場合は、事後速やかに当該上司の決定を受けなければならない。
(審査)
第16条 文書主任は、次により起案文書の審査を行わなければならない。
(1) さぬき市公文例規程(平成14年さぬき市訓令第5号)による書体、文体、用語及び用字についての審査
(2) 法制、行政及び財政の見地からの審査
(3) 前2号に掲げるもののほか、事案の施行について必要な審査
2 前項に規定する審査の結果、軽易なものは訂正し、訂正すべき箇所が多数ある場合又は疑義のある場合は、事務担当者に返付し、修正その他必要な措置を講じた上で、再提出させなければならない。
3 第1項に定めるもののほか次の起案文書は、総務課長の合議を要するものとする。
(1) 条例、規則その他の規程の制定又は改廃に関するもの
(2) 前号に掲げるもののほか、総務課長が必要と認めるもの
(決裁年月日)
第17条 決裁の完了した起案文書には、決裁の年月日を記載しなければならない。この場合において、市長決裁又は副市長専決の起案文書にあっては、主管課長において決裁の年月日を記載するものとする。
第2節 浄書
(浄書及び校合)
第19条 公文書の浄書は、主管課等で行う。
2 浄書した公文書は、事務担当者が決裁を受けた案と校合しなければならない。
(秘密文書の浄書)
第20条 秘密に属する公文書を浄書したときは、浄書に用いた原稿その他秘密が漏れるおそれのあるものは、全て裁断等の方法により処分しなければならない。
第3節 施行
(公文書の発信者名)
第21条 公文書の発信者名は、市長名を用いるものとする。ただし、公文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、市の実施機関に対し発信する公文書(以下「庁内文書」という。)については、事案の軽重により部等の長又は課長等の氏名又は職名をもって発信することができる。
(公印の押印)
第22条 施行する公文書には、さぬき市公印規則(平成14年さぬき市規則第11号)の定めるところにより公印を押印し、当該施行する日を記載しなければならない。ただし、次に掲げる公文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 軽易な文書
(3) 案内状、条例、挨拶状その他これらに類する文書
(4) 国又は他の地方公共団体その他の団体に発する公文書で当該国又は他の地方公共団体等が公印を押印しないで発することを認めたもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、起案文書にその旨を表示しなければならない。
(記号及び番号)
第23条 前条のほか、施行する公文書には、軽易な事案に係るものを除き、次に掲げるところにより記号を付し、番号を記載しなければならない。ただし、契約書、辞令その他の記号及び番号を付すことが適当でないと市長が認める公文書にあっては、これらを省略することができる。
(1) 条例、規則、訓令及び告示の記号は、その種類名に市名を冠したものとし、番号は、その種類ごとに暦年による一連番号とすること。
(2) 市議会に提出する議案等の番号は、その種類ごとに暦年による一連番号とすること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、公文書の記号は会計年度、市名及び課名を表す略号として総務課長が定めるものとし、番号は課等ごとに会計年度による一連番号とすること。
(発送処理)
第24条 主管課等は、公文書を発送しようとするときは、次により処理しなければならない。
(1) 発送を要する公文書は、所定の時間までに発送・受領担当課の指定する場所に提出しなければならない。ただし、発送・受領担当課の課長が緊急を要すると認めた場合は、この限りでない。
(2) 発送時に費用が発生するものについては、料金後納の方法によらなければならない。ただし、発送・受領担当課の課長が必要と認めた場合は、この限りでない。
2 発送・受領担当課の課長は、前項第1号の規定により提出を受けた公文書については、発送の手続をとるものとする。
(電子メール等の送信)
第25条 電子メール又はファクシミリにより送信ができる公文書は、第22条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した公文書に限るものとする。この場合において、電子メール又はファクシミリにより送信した公文書は、送信日に施行したものとみなす。
第5章 公文書の整理及び保存
(文書整理の原則)
第26条 公文書及び簿冊は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、非常災害時に際し必要な処置ができるようにしておかなければならない。
(文書整理義務)
第27条 公文書管理条例第5条から第7条まで並びに公文書管理規則第5条及び第6条の規定によるほか、職員は、公文書を作成し、又は取得したときは、次により整理を行わなければならない。
(1) 市長が別に定める文書分類表(以下単に「文書分類表」という。)により分類すること。
(2) ファイリング・キャビネットその他の用具に整理保存すること。
(文書分類表の変更)
第28条 主管課長は、新しい事務分掌が設けられること等により既存の分類項目では公文書の分類が困難な場合、各分類項目における文書量が多くなり公文書の検索に不都合が生じる場合等で、既存の分類項目にない分類をする必要が生じたときは、速やかに文書分類表の変更を検討し、文書分類登録・変更表(様式第7号)を作成して総務課長に提出しなければならない。この場合において、大分類項目、中分類項目又は小分類項目を変更しようとするときは、主管課長は、当該検討に当たって総務課長と協議を行うものとする。
2 総務課長は、前項の規定により提出された文書分類登録・変更表の内容を確認し、適当と認めたときは、速やかに文書分類表を変更し、主管課長に通知しなければならない。
(簿冊の作成)
第29条 簿冊は、次に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 公文書の施行に係る会計年度別(当該公文書に付した番号が暦年によるものであるときは、暦年別)、文書分類表の分類項目別及び公文書の保存期間別に作成すること。
(2) 前号のほか、原則として保存期間満了時の措置別に作成すること。
(3) 2以上の分類項目に関係がある公文書は、最も関係の深い項目に整理すること。
ア 簿冊名
イ 文書分類項目の記号番号、廃棄年度及び保存期間
ウ その他必要な事項
(5) 簿冊の背表紙は、公文書管理規則第5条第2項に規定する保存期間によって次のとおり色分けすること。
ア 20年保存 赤色
イ 10年保存 青色
ウ 5年保存 黄色
エ 3年保存 緑色
オ 1年保存 白色
(簿冊の保存期間満了時の措置)
第30条 簿冊の保存期間満了時の措置は、当該簿冊にまとめられた公文書の保存期間満了時の措置とする。ただし、保存期間満了時の措置が異なる公文書が一の簿冊にまとめられているときは、当該簿冊の保存期間満了時の措置は、引き続き保存の措置とする。
2 主管課長は、前項本文の規定により設定した簿冊の保存期間満了時の措置について、その変更を行う必要があると認めた場合は、当該簿冊の保存期間の満了前のできる限り早い時期に、その変更を行うものとする。
(簿冊等の保存)
第31条 主管課長は、公文書及び簿冊について、保存期間が満了する日まで、原則として主管課等において保存し、その所在を常に明らかにしておかなければならない。
(保存期間の延長)
第32条 主管課長は、保存期間が満了した簿冊等について、公文書管理条例第5条第4項の規定によりその保存期間を延長したときは、市長が別に定めるところにより、延長する期間及び延長の理由を総務課長に報告しなければならない。
(常用文書)
第33条 主管課長は、常用文書(保存期間不確定簿冊等で当該主管課等において常時利用するものをいう。)については、その旨を簿冊等に表示するものとする。
第6章 簿冊管理簿
(簿冊管理簿の作成)
第34条 主管課長は、毎年度、新たに作成し、又はまとめられた公文書に変更のあった簿冊に係る簿冊管理簿(様式第9号)を作成し、市長が別に定めるところにより総務課長に提出しなければならない。
第7章 公文書の移管又は廃棄
(移管又は廃棄)
第35条 主管課長は、簿冊の保存期間が満了した場合において、公文書管理条例第5条第5項の規定により保存期間が満了したときの措置として引き続き保存することを定めた簿冊については、公文書館に移管するものとする。
2 主管課長は、前項の規定により移管する簿冊について、公文書管理条例第13条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、公文書館長(公文書館条例第3条に規定する館長をいう。以下同じ。)に利用の制限に係る意見書(様式第10号)を提出しなければならない。
3 主管課長は、簿冊の保存期間が満了した場合において、公文書管理条例第5条第5項の規定により保存期間が満了したときの措置として廃棄することを定めた簿冊を実際に廃棄しようとするときは、あらかじめその旨を総務課長に報告しなければならない。
4 総務課長は、前項の規定による報告があったときは、その旨及び廃棄の対象となる簿冊の内容を公文書館長に通知するものとする。この場合おいて、公文書館長は、当該簿冊にまとめられた公文書が歴史公文書等に該当すると認めるときは、当該主管課長に対し当該簿冊を廃棄しないよう求め、主管課長は当該簿冊を公文書館に移管するものとする。
5 簿冊の廃棄は、溶解、裁断、焼却等当該簿冊に含まれる公文書が他に不正に利用されるおそれのない方法によらなければならない。
6 主管課長は、公文書館に移管し、又は廃棄する簿冊について、移管・廃棄簿(様式第11号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。
第8章 雑則
(文書管理状況の点検)
第36条 総務課長は、少なくとも毎年度1回、公文書の管理状況について点検を行わなければならない。
2 総務課長は、点検の結果に基づいて、必要と認めるときは、主管課長に対し指導その他改善の措置を求めるものとする。
3 主管課長は、前項の措置を求められたときは、速やかに必要な措置を講じなければならない。
(紛失等の対応)
第37条 主管課長は、簿冊等の紛失及び誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総務課長に報告しなければならない。
2 総務課長は、前項の報告を受けたときは、直ちに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じなければならない。
(研修の実施)
第38条 総務課長は、職員に対し、公文書の管理を適正かつ効率的に行うための知識及び技能の向上に必要な研修を行わなければならない。
2 主管課長は、前項に規定する研修に所属職員を積極的に参加させなければならない。
(その他)
第39条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。
附則
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
